ფინანსური აღრიცხვა მცირე ბიზნესისთვის საქართველოში

ბუღალტერმა ანგარიშგება ჩააბარა. ყველაფერი წესრიგშია. მფლობელი კი ისევ ვერ პასუხობს კითხვას — შოულობს თუ არა კომპანია ფულს.

ეს არ არის ბუღალტრის ბრალი. ის სხვა ამოცანას წყვეტს.

ამ სტატიაში: რა განსხვავებაა ორ სახის აღრიცხვას შორის და რა უნდა მოაწყოთ, რომ კითხვას პასუხი გქონდეთ.

ორი განსხვავებული აღრიცხვა

ბუღალტერია საგადასახადოსთვის. ის პასუხობს სახელმწიფოს კითხვებს, აქვს თავისი ფორმატები და ვადები. იყურება წარსულში.

აღრიცხვა მფლობელისთვის. ის პასუხობს თქვენს კითხვებს: რამდენი ფული იქნება მომდევნო თვეში, რომელი მიმართულება შოულობს, ვინ გვმართებს და ვის ვმართებთ. იყურება მომავალში.

ეს ორი სხვადასხვა რამაა და ერთი მეორეს ვერ ჩაანაცვლებს.

პრაქტიკული დასკვნა: ნუ ელოდებით ბუღალტრისგან მმართველობით ანგარიშს. ის სხვა ვადებში მუშაობს და სხვა მონაცემებს აგროვებს.

Oris, Balance და სად მთავრდებიან

საქართველოში მცირე ბიზნესი ჩვეულებრივ იყენებს ერთ-ერთ ადგილობრივ ბუღალტრულ პროგრამას. ისინი კარგად აკეთებენ იმას, რისთვისაც არიან შექმნილი: დოკუმენტები, ანგარიშგება, საგადასახადო ვალდებულებები.

სად მთავრდებიან:

არ აჩვენებენ მოგებას მიმართულებების მიხედვით
არ პროგნოზირებენ ფულის ნაკლებობას მომავალ თვეში
კლიენტების ვალები ჩანს, მაგრამ არა ვადების ჭრილში
ანგარიში მზადდება თვის დახურვის შემდეგ, გადაწყვეტილება კი

დღეს არის საჭირო

ეს ხარვეზი არ არის. ეს დანიშნულებაა. პროგრამა ანგარიშგებისთვისაა.

აქედან ორი გზა: ან ცალკე მმართველობითი აღრიცხვა, ან ბუღალტრული პროგრამის მონაცემების ავტომატური გადმოტანა ცალკე ანგარიშებში. მეორე იაფია, თუ პროგრამას აქვს მონაცემების გატანის საშუალება. ეს წინასწარ უნდა შემოწმდეს.

ოთხი ციფრი, რომელიც უნდა ხედავდეთ

მეტი არ არის საჭირო დასაწყისისთვის.

ფული ახლა. რამდენია ყველა ანგარიშსა და სალაროში ერთად, ერთი ციფრით.

ვალები ორივე მიმართულებით. რამდენი გვმართებენ და რამდენი გვმართებს. ვადებით — ვინ აგვიანებს და რამდენი დღით.

მომავალი გადახდები. ხელფასი, გადასახადები, ქირა, მომწოდებლები. ის, რაც უნდა გადაიხადოთ ნებისმიერ შემთხვევაში.

მოგება მიმართულებების მიხედვით. არა საერთო, არამედ დაყოფილი.

მეოთხე პუნქტი ყველაზე ხშირად აკლია და ყველაზე ძვირი ჯდება. კომპანია შეიძლება საშუალოდ მომგებიანი იყოს და წლების განმავლობაში ეწეოდეს ზარალიან მიმართულებას. საერთო ციფრში ეს არ ჩანს.

მოგება და ფული — სხვადასხვა რამ

ყველაზე ხშირად აღრეული საკითხი.

შეგიძლიათ თვე დახუროთ მოგებით და ხელფასისთვის ფული არ გქონდეთ. ეს წინააღმდეგობა არ არის.

მიზეზი მარტივია: მოგება ითვლება ინვოისის გამოწერის მომენტით, ფული კი მოგვიანებით შემოდის. თუ კლიენტები 30 დღეში იხდიან, სექტემბრის მოგება ოქტომბრის ფულია. ხელფასი კი სექტემბერში გაიცემა.

აქედან იბადება ფულის ნაკლებობა — მდგომარეობა, როცა ბიზნესი მომგებიანია, ფული კი არ არის.

როგორ დავინახოთ ეს წინასწარ

ყველაზე პრაქტიკული ნაწილი.

საჭიროა ერთი მარტივი ცხრილი მომდევნო რვა კვირისთვის. ყოველი კვირის გასწვრივ ორი ციფრი: რამდენი შემოვა და რამდენი უნდა გავიდეს.

როცა რომელიღაც კვირაში მეორე ციფრი პირველზე მეტია, ხვრელს ხედავთ ერთი თვით ადრე. და ერთი თვით ადრე ის ჯერ კიდევ გადასაჭრელია: შეიძლება გადახდის დაჩქარება, შესყიდვის გადავადება, მომწოდებელთან შეთანხმება.

როცა იგივე ხვრელი გადახდის დღეს აღმოჩნდება, არჩევანი აღარ არის.

ეს ცხრილი თავიდან Excel-შიც შეიძლება. სისტემა მაშინ არის საჭირო, როცა მონაცემები ბევრდება და ხელით შევსება წყვეტს მუშაობას.

ლარი და ვალუტა ერთდროულად

საქართველოსთვის ეს ცალკე თემაა, რადგან მომსახურებისა და IT სფეროში შემოსავალი ხშირად ვალუტაშია, ხარჯი კი ლარში.

მოკლედ: ყოველი ოპერაცია აღირიცხოს თავის ვალუტაში, პარალელურად შენახული ლარის ეკვივალენტით. საკურსო სხვაობა ცალკე მუხლში, და არა ძირითად შემოსავალში არეული.

დეტალურად ამას ცალკე სტატია აქვს — უცხოელ კლიენტებთან მუშაობის შესახებ.

კლიენტების ვალები: ყველაზე სწრაფი შედეგი

თუ ერთი რამის გაკეთება შეგიძლიათ ამ თვეში, ეს იყოს.

ვალების სია ვადების მიხედვით — ანუ არა უბრალოდ „გვმართებენ ამდენი", არამედ დაყოფილი: რამდენი დღეა გასული გადახდის ვადიდან. ჩვეულებრივ ოთხი ჯგუფი კმარა: ვადა ჯერ არ დამდგარა, 1-30 დღე,

31-60 დღე, 60-ზე მეტი.

რატომ მუშაობს ეს ასე სწრაფად. პირველად შედგენისას თითქმის ყოველთვის აღმოჩნდება ორი-სამი ძველი ვალი, რომელიც უბრალოდ დაავიწყდათ. მათი შეხსენება ხშირად უფრო სწრაფად აბრუნებს ფულს, ვიდრე ნებისმიერი ახალი გაყიდვა.

მეორე მიზეზი: სია აჩვენებს, რომელი კლიენტი აგვიანებს სისტემატურად. ეს უკვე გადაწყვეტილების საფუძველია — წინასწარი გადახდა, სამუშაოს ეტაპებად დაყოფა ან თანამშრომლობის შეწყვეტა.

პრაქტიკული დეტალი, რომელიც პროგნოზს ბევრად აუმჯობესებს:

ჩაწერეთ არა ინვოისში მითითებული ვადა, არამედ თარიღი, როცა ეს კლიენტი ჩვეულებრივ იხდის. ეს ორი სხვადასხვა რიცხვია და მეორე სასარგებლოა.

რა ღირს და რამდენი დრო სჭირდება

სამუშაო	ფასი	ვადა
ფინანსური აღრიცხვა	$800-დან	2-4 კვირა
ანგარიშები მიმართულებებით	$300-დან	1 კვირა
ფულის ნაკადის გეგმა	$250-დან	3-5 დღე
მონაცემების გადმოტანა	$250-დან	3-5 დღე

ფასები დოლარშია, ანგარიშსწორება შესაძლებელია ლარშიც.

რა გადმოვიტანოთ და რა არა

კითხვა, რომელიც აშინებს, სინამდვილეში კი მარტივია.

ღირს გადმოტანა: მიმდინარე ნაშთები, გადაუხდელი ინვოისები ორივე მიმართულებით, კლიენტებისა და მომწოდებლების სია, მოქმედი ხელშეკრულებები.

არ ღირს: სამი წლის ოპერაციების ისტორია. ის რჩება არქივში ფაილად. ახალ სისტემაში მას პრაქტიკულად არავინ ხსნის, გადმოტანა კი ძვირია.

აქ ყველაზე მეტი ფული იზოგება. ხშირად ითხოვენ ყველაფრის გადმოტანას „ყოველი შემთხვევისთვის", და ეს პროექტის ღირებულებას აორმაგებს.

ყველაზე ხშირი შეცდომა

სისტემის დანერგვა იმის გადაწყვეტის გარეშე, თუ ვინ შეავსებს მას.

პირველ თვეს ავსებენ ყველა. მეორეში — ნახევრად. მესამეში სისტემა მიტოვებულია და ყველა Excel-ს უბრუნდება.

პასუხი ყოველთვის ერთია: კონკრეტული ადამიანი სახელით, რომლისთვისაც ეს სამსახურებრივი მოვალეობაა.

შეჯამება

აღრიცხვა მაშინ არის საჭირო, როცა ციფრი წყვეტს სანდო ყოფნას, და არა მაშინ, როცა ბრუნვა იზრდება.

დაიწყეთ ოთხი მაჩვენებლით: ფული, ვალები, მომავალი გადახდები, მოგება მიმართულებებით. დაამატეთ რვაკვირიანი გეგმა. დანიშნეთ პასუხისმგებელი.

მოგვწერეთ, რა პროგრამით მუშაობთ ახლა და რომელ კითხვაზე გაკლიათ პასუხი. გეტყვით პატიოსნად, საჭიროა თუ არა ცალკე სისტემა. შეფასება ერთ სამუშაო დღეში.