Excel-ը թշնամի չէ։ Այն հիանալի գործիք է և շատ բիզնեսի համար բավարար է տարիներ շարունակ։
Թշնամին այլ բան է․ տասը Excel ֆայլ տարբեր մարդկանց մոտ։ Մեկը վարում է հաշվապահը, մյուսը՝ վաճառքի մենեջերը, երրորդը՝ սեփականատերը իր հեռախոսում։ Եվ դրանք երբեք չեն համընկնում։
Այս հոդվածում՝ ինչպես հասկանալ, որ պահը եկել է, և ինչ պետք է լինի փոխարենը։
Նշաններ, որ աղյուսակները վերջացել են
Պետք չէ, որ բոլորը լինեն։ Երեքը արդեն բավական է։
Թիվը ստանալու համար պետք է հարցնել մարդուն։ Եթե «որքան գումար ունենք» հարցին պատասխանում է ոչ թե համակարգը, այլ հաշվապահը՝ երկու ժամ հետո, դա արդեն խնդիր է։
Ֆայլերը կրկնօրինակվում են։ «Ֆինանսներ_վերջնական_2»։ Երբ երկու մարդ խմբագրում են տարբեր պատճեններ, ճիշտ տվյալ այլևս գոյություն չունի։
Ամսվա արդյունքը պատրաստ է ամսվա կեսին։ Իսկ որոշում պետք է կայացնել հիմա, ոչ թե երկու շաբաթ անց։
Ոչ ոք չգիտի, թե որքան են մեզ պարտք։ Ցանկը կա, բայց այն վերջին անգամ թարմացվել է ամիս առաջ։
Չկա պատասխան «որ ուղղությունն է շահույթ բերում» հարցին։ Ընդհանուր թիվը կա, բաժանումը՝ ոչ։
Մեկ մարդ գիտի, թե ինչպես է աշխատում ֆայլը։ Երբ նա արձակուրդ է գնում, հաշվառումը կանգնում է։ Սա իրական ռիսկ է։
Հաշվապահություն և հաշվառում սեփականատիրոջ համար
Ամենակարևոր տարբերությունը ամբողջ հոդվածում։
Հաշվապահությունը հարկայինի համար է։ Այն պատասխանում է պետության հարցերին, ունի իր ձևաչափերը և իր ժամկետները։ Այն նայում է անցյալին։
Հաշվառումը սեփականատիրոջ համար է։ Այն պատասխանում է ձեր հարցերին․ որքան փող կլինի հաջորդ ամիս, որ ուղղությունն է վաստակում, ում ենք պարտք և ով է մեզ պարտք։ Այն նայում է առաջ։
Սա երկու տարբեր բան է, և մեկը մյուսին չի փոխարինում։
Գործնական հետևանք․ մի սպասեք հաշվապահից կառավարչական հաշվետվություն։ Նա այլ խնդիր է լուծում և այլ ժամկետներում է աշխատում։ Դա նրա մեղքը չէ։
Ինչ պետք է ցույց տա հաշվառումը
Չորս բան։ Ոչ ավելին։
Փողը հենց հիմա։ Որքան կա բոլոր հաշիվների և կանխիկի վրա միասին, մեկ թվով։
Պարտքերը երկու ուղղությամբ։ Որքան են մեզ պարտք և որքան ենք մենք պարտք։ Ժամկետներով՝ ով է ուշացնում և որքան։
Առաջիկա վճարումները։ Աշխատավարձ, հարկեր, վարձակալություն, մատակարարներ։ Այն, ինչ պետք է վճարել անկախ ամեն ինչից։
Շահույթը ըստ ուղղությունների։ Ոչ թե ընդհանուր, այլ բաժանված։
Չորրորդ կետը ամենից հաճախ բացակայում է և ամենաշատն է արժենում։ Ընկերությունը կարող է միջինում շահութաբեր լինել և տարիներ շարունակ քաշել վնասաբեր ուղղություն։ Ընդհանուր թվում դա չի երևում։
Շահույթ և փող՝ երկու տարբեր բան
Սա ամենահաճախ շփոթվող կետն է։
Դուք կարող եք ամիսը փակել շահույթով և չունենալ գումար աշխատավարձի համար։ Դա հակասություն չէ։
Պատճառը պարզ է․ շահույթը հաշվվում է հաշիվների դուրսգրման պահով, իսկ փողը գալիս է ուշ։ Եթե հաճախորդները վճարում են 30 օրից, ապա սեպտեմբերի շահույթը փող է դառնում հոկտեմբերին։ Իսկ աշխատավարձը վճարվում է սեպտեմբերին։
Ահա այստեղից է ծնվում կանխիկի բացը — վիճակ, երբ բիզնեսը շահութաբեր է, բայց փող չկա։
Ինչպես տեսնել կանխիկի բացը նախապես
Ամենագործնական մասը։
Պետք է մեկ պարզ աղյուսակ՝ առաջիկա ութ շաբաթվա համար։ Ամեն շաբաթվա դիմաց երկու թիվ․ որքան փող է սպասվում և որքան պետք է վճարել։
Երբ ինչ-որ շաբաթում երկրորդ թիվը մեծ է առաջինից, դուք տեսնում եք բացը՝ մեկ ամիս առաջ։ Եվ մեկ ամիս առաջ դա դեռ լուծելի է․ կարելի է շտապեցնել վճարումը, հետաձգել գնումը, պայմանավորվել մատակարարի հետ։
Երբ նույն բացը հայտնաբերվում է վճարման օրը, ընտրություն այլևս չկա։
Այս աղյուսակը սկզբում կարելի է վարել նույն Excel-ում։ Համակարգը պետք է, երբ տվյալները դառնում են շատ, և ձեռքով լրացնելը դադարում է աշխատել։
Տվյալների տեղափոխում աղյուսակներից
Հարց, որը վախեցնում է, բայց իրականում պարզ է։
Ինչ արժե տեղափոխել․ ընթացիկ մնացորդները, չվճարված հաշիվները երկու ուղղությամբ, հաճախորդների և մատակարարների ցանկը, ընթացիկ պայմանագրերը։
Ինչ պետք չէ տեղափոխել․ երեք տարվա գործառնությունների պատմությունը։ Այն մնում է արխիվում որպես ֆայլ։ Նոր համակարգում այն գործնականում ոչ ոք չի բացում, իսկ տեղափոխումը թանկ է։
Սա այն կետն է, որտեղ ամենից շատ գումար է խնայվում։ Հաճախ խնդրում են տեղափոխել ամեն ինչ «ամեն դեպքում», և դա կրկնապատկում է նախագծի արժեքը։
Ճիշտ սկիզբը՝ բացման մնացորդներ մեկ ամսաթվով և առաջ շարժում նոր համակարգում։
Որտեղից սկսել, եթե հիմա ոչինչ չկա
Ամենագործնական հերթականությունը։ Առաջին երեք քայլը ոչինչ չեն արժենում։
- Առանձնացրեք բիզնեսի և անձնական փողերը։ Եթե դրանք դեռ
խառն են, մնացած ամեն ինչը իմաստ չունի։ Սա ամենահաճախ հանդիպող խնդիրն է փոքր բիզնեսում։
- Կազմեք ութշաբաթյա աղյուսակը։ Սովորական Excel-ը բավական է։
- Թարմացրեք այն շաբաթը մեկ՝ ֆիքսված օրը։ Ֆիքսված օրը ավելի
կարևոր է, քան գործիքը։
- Որոշեք ուղղությունները։ Երկու-երեք, ոչ թե տասը։
- Բաշխեք ծախսերը պարզ սկզբունքով և այլևս մի փոխեք այն։
- Երրորդ ամսում արդեն կկարողանաք համեմատել ամիսները և
տեսնել միտումը։
Հինգերորդ կետի մասին առանձին։ Ուղղակի ծախսերը բաշխելը հեշտ է։ Դժվարությունը անուղղակիներն են՝ գրասենյակ, վարչական ծախսեր, ձեր սեփական ժամանակը։ Կատարյալ եղանակ չկա։
Խորհուրդը պարզ է․ ընտրեք պարզ սկզբունք և պահեք այն։ Կարելի է բաշխել ըստ ծախսված ժամերի, ըստ շրջանառության կամ ըստ պատվերների քանակի։ Ոչ կատարյալ, բայց միշտ նույն կերպ կիրառվող սկզբունքը թույլ է տալիս համեմատել ամիսները։ Իսկ եռամսյակը մեկ սկզբունքը փոխելը համեմատությունը դարձնում է անիմաստ։
Համակարգի մասին մտածելը իմաստ ունի միայն այս վեց քայլից հետո։
Գին և ժամկետ
| Աշխատանք | Գին | Ժամկետ |
|---|---|---|
| Ֆինանսական հաշվառում | $800-ից | 2-4 շաբաթ |
| Հաշվետվություններ ուղղություններով | $300-ից | 1 շաբաթ |
| Կանխիկի հոսքի պլան | $250-ից | 3-5 օր |
| Տվյալների տեղափոխում | $250-ից | 3-5 օր |
Գները դոլարով են, հաշվարկը հնարավոր է դրամով։
Ամենահաճախ հանդիպող սխալը
Համակարգ ներդնել՝ առանց որոշելու, թե ով է լրացնելու։
Առաջին ամիսը լրացնում են բոլորը։ Երկրորդ ամսում՝ կիսատ։ Երրորդում համակարգը լքվում է, և բոլորը վերադառնում են Excel։
Պատասխանը միշտ նույնն է․ կոնկրետ մարդ՝ անունով, ում համար սա աշխատանքային պարտականություն է։ Ոչ թե «բոլորը», ոչ թե «ով հասցնի»։
Ամփոփում
Excel-ը վերջանում է ոչ թե այն ժամանակ, երբ գործառնությունները շատանում են, այլ երբ թիվը դադարում է վստահելի լինել։
Սկսեք չորս ցուցանիշից՝ փող, պարտքեր, առաջիկա վճարումներ, շահույթ ուղղություններով։ Ավելացրեք ութշաբաթյա պլանը։ Նշանակեք պատասխանատու։
Գրեք մեզ՝ քանի աղյուսակով եք հիմա աշխատում և ինչ հարցի պատասխանը ամենից շատ է պակասում։ Կասենք ազնիվ՝ համակարգ է պետք, թե բավական է կարգի բերել ներկայիս ֆայլերը։ Նախահաշիվը՝ մեկ աշխատանքային օրում։