Facturación desde la tienda online: lo que se pasa por alto

Casi nadie piensa en su tienda online como en un programa de facturación. Se piensa en ella como en un escaparate que cobra.

Pero si la tienda genera el documento que el cliente se descarga y que después llega a la asesoría, entonces está facturando. Y eso cambia las reglas que se le aplican.

Este artículo trata de las tres cosas que más problemas dan: la numeración, los datos del cliente y qué pasa con Verifactu.

Antes de seguir, una aclaración que conviene tener presente: aquí no damos asesoramiento fiscal. Cada punto de este artículo debe confirmarlo su asesoría o gestoría antes de tomar decisiones técnicas.

Ticket y factura no son lo mismo

El primer malentendido está en el propio documento.

La factura simplificada —lo que en el día a día se llama ticket— tiene requisitos menores y sirve para operaciones de importe reducido con consumidor final. No necesita todos los datos del destinatario.

La factura completa lleva los datos fiscales del cliente, incluido el NIF, y es la que el cliente necesita si quiere deducir el gasto.

En una tienda online esto tiene una consecuencia práctica inmediata: si vende a empresas y autónomos, tarde o temprano le pedirán factura completa. Si la tienda solo sabe generar un justificante de compra, alguien tendrá que hacer esa factura a mano, una por una.

Y ahí empieza el problema real de este artículo.

Doble numeración: el error más caro

El escenario es muy común. La tienda numera sus pedidos y genera sus justificantes. El programa de contabilidad numera sus facturas. Los dos van por su cuenta.

Durante unos meses no pasa nada visible. Después aparecen los síntomas:

• el mismo cliente tiene un ticket de la tienda y una factura de la

gestoría por la misma venta

• hay huecos en la serie porque los pedidos cancelados se saltaron
• el importe del trimestre no cuadra y nadie sabe cuál de los dos

registros es el bueno

• una devolución está en la tienda pero no en contabilidad

La numeración de facturas debe ser correlativa dentro de su serie. Con dos sistemas emitiendo por separado, esa condición se rompe sin que nadie lo note hasta el cierre.

La solución no es técnica, es de diseño: una sola sistema emite las facturas. Los demás pueden generar justificantes internos, pero no documentos con número de factura.

El orden que funciona

En la práctica hay dos configuraciones válidas, y hay que elegir una.

Opción A: factura el programa de contabilidad. La tienda registra el pedido y lo envía; la factura la emite el programa. El cliente la recibe por correo, quizá con unos minutos de retraso.

Es la opción más limpia. La numeración es única, la asesoría trabaja con una sola fuente y el cumplimiento normativo recae en un solo producto.

Opción B: factura la tienda. La tienda emite y numera, y la contabilidad recibe el registro ya hecho.

Es válida, pero exige que la tienda cumpla todo lo que se le exige a un programa de facturación. Y eso incluye Verifactu, del que hablamos en el siguiente apartado.

Lo que no es válido es la opción C, que es la que tiene la mayoría: las dos cosas a la vez, sin que nadie haya decidido cuál manda.

Si tiene que elegir sin más contexto, la opción A suele salir mejor para pymes: concentra el requisito normativo en un producto que su proveedor ya está obligado a mantener actualizado.

Verifactu y su tienda

Aquí es donde conviene ser preciso, porque se mezclan dos cosas distintas.

Verifactu regula cómo su programa registra las facturas: registros encadenados que no se pueden alterar sin dejar rastro, código QR verificable y la vía para remitir los registros a la AEAT. Lo tratamos en detalle en nuestro artículo sobre Verifactu y factura electrónica.

La pregunta que importa aquí es: ¿su tienda online entra en eso?

Si la tienda emite las facturas, sí entra. No es un caso especial por ser una web. El requisito va ligado a la función de facturar, no al tipo de programa.

Si la tienda solo registra pedidos y la factura la emite otro programa, la tienda queda fuera. El requisito recae sobre el programa que factura.

Esto no es un detalle menor. Es, probablemente, el argumento más fuerte a favor de la opción A: reduce a uno el número de sistemas que tienen que cumplir.

Las fechas de Verifactu son enero de 2027 para sociedades y julio de

2027 para autónomos, tras la prórroga. Hay tiempo, pero la decisión sobre quién factura conviene tomarla antes de encargar cambios en la tienda, no después.

Y una precisión que hay que repetir porque se vende mucho humo con ella: la factura electrónica B2B es otra obligación distinta y hoy todavía no está en vigor. Su calendario depende de un desarrollo técnico que aún no se ha publicado. Si un proveedor le dice que su tienda tiene que emitir factura electrónica B2B ya, desconfíe del resto de su oferta.

Los datos que faltan

Un problema puramente práctico y muy frecuente: para emitir una factura completa hacen falta datos que el formulario de compra normalmente no pide.

Lo mínimo que se necesita:

• nombre o razón social completa, no el nombre de pila
• NIF o CIF
• domicilio fiscal completo, que puede no coincidir con la dirección

de entrega

Muchas tiendas piden solo nombre, dirección de envío, correo y teléfono. Después, cada vez que alguien pide factura, hay un intercambio de correos para reunir lo que falta.

Cómo se resuelve sin estropear la conversión: una casilla de «necesito factura» que despliegue los campos fiscales solo si se marca. Así el comprador particular no ve un formulario largo y el comprador profesional da sus datos en el momento.

Un detalle que merece la pena: valide el formato del NIF en el propio formulario. Un dígito mal tecleado obliga a rectificar la factura después, y rectificar es bastante más trabajo que validar.

Recargo de equivalencia en la venta minorista

Si está en el régimen de recargo de equivalencia, su facturación tiene particularidades que el módulo estándar de una tienda no siempre contempla.

Lo que conviene comprobar antes de configurar nada: cómo debe reflejarse en sus facturas de venta, qué ocurre cuando vende a un cliente de otro país de la UE y cómo se registra el recargo que le repercuten sus proveedores.

Este es el punto del artículo donde con más claridad hay que hablar con la asesoría antes que con el desarrollador. Configurar mal los tipos impositivos en la tienda genera errores en todas las facturas emitidas hasta que alguien lo detecta, y corregirlo a posteriori es caro.

Qué preguntar y a quién

Cinco preguntas concretas al desarrollador de la tienda:

1. ¿La tienda emite facturas con número propio o solo justificantes?
2. Si emite, ¿el proveedor del módulo confirma por escrito que cumple

Verifactu y desde qué versión?

1. ¿Cómo se gestionan las devoluciones y las facturas rectificativas?
2. ¿Puede recoger NIF y domicilio fiscal sin romper el proceso de

compra?

1. ¿Cómo llegan los datos a la contabilidad: exportación manual o

conexión automática?

Tres preguntas a su gestor o asesoría:

1. ¿Prefiere que facture la tienda o el programa de contabilidad?
2. ¿Qué series de facturación necesitamos y quién las emite?
3. ¿Cómo debe tratarse el recargo de equivalencia en mi caso?

Hágalas en este orden y por escrito. La respuesta de la asesoría condiciona el trabajo técnico, no al revés.

Precio y plazos

Trabajo	Precio	Plazo
Conexión tienda-contabilidad	desde 500 €	1-2 semanas
Campos fiscales en el checkout	desde 250 €	3-5 días
Unificación de numeración	desde 400 €	1 semana
Facturas rectificativas y devoluciones	desde 300 €	3-5 días

Precios sin IVA. Las licencias de terceros van aparte.

En resumen

Su tienda online forma parte del sistema de facturación, aunque nunca la haya visto así.

Decida qué sistema emite las facturas, recoja el NIF en el momento de la compra y confirme con su asesoría el tratamiento fiscal antes de tocar la configuración.

Escríbanos con qué tienda usa y con qué programa lleva la contabilidad. Le diremos cuál de las dos configuraciones le sale mejor y qué habría que cambiar. Presupuesto en un día laborable.