Die meisten Artikel zu dieser Frage schreibt jemand, der eine der beiden Seiten verkauft. Dieser versucht, stattdessen nützlich zu sein.
Wir entwickeln individuelle Software. Das ist unsere Voreingenommenheit, und Sie sollten sie kennen. Es ist auch der Grund, warum die ehrliche Fassung dieses Artikels zum größten Teil erklärt, wann Sie uns nicht beauftragen sollten.
Die kurze Antwort: Standardsoftware gewinnt deutlich häufiger, als die Entwicklerbranche zugibt. Interessant sind die Fälle, in denen das nicht gilt.
Was Standardsoftware wirklich leistet
Beginnen wir mit den Stärken, denn sie sind erheblich.
Sie funktioniert am ersten Tag. Kein Lastenheft, keine Entwicklungszeit, keine Testphase.
Jemand anderes pflegt sie. Sicherheitsupdates, Browserkompatibilität, neue Schnittstellen, Verfügbarkeit. Das steht in einem fremden Budget, nicht in Ihrem.
Tausende Betriebe haben sie getestet. Jeder Sonderfall, den Sie gleich entdecken werden, wurde schon gemeldet und behoben. Ihre Individuallösung findet dieselben Fälle auf Ihre Kosten.
Es gibt Dokumentation und Schulungen. Neue Mitarbeiter sehen sich ein Video an. Bei Individualsoftware sind Sie die Dokumentation.
Das ist eine starke Liste. Deshalb lautet die Standardantwort auf „sollen wir etwas Eigenes bauen lassen?" zunächst nein.
Wann Standardsoftware nicht mehr trägt
Vier Situationen — konkreter als „wir sind anders".
Der Prozess ist tatsächlich ungewöhnlich und genau deshalb kommen Kunden zu Ihnen. Nicht „wir machen das auf unsere Art". Der Test: Könnte ein Wettbewerber Ihren Prozess kopieren und Ihre Kunden gewinnen? Wenn nein, ist der Prozess ein Vermögenswert, und ihn in eine Standardmaske zu pressen vernichtet Wert.
Die Lizenzkosten pro Nutzer ergeben keinen Sinn mehr. Dazu unten die Rechnung.
Sie brauchen Schnittstellen, die es nicht gibt. Eine Branchenlösung, eine gewachsene Datenbank, eine Maschinensteuerung, ein Warenwirtschaftssystem ohne offene Schnittstelle.
Das Werkzeug erzwingt Prozessänderungen, die mehr kosten als es spart. Diesen Punkt übersehen die meisten. Wenn drei Mitarbeiter täglich je zwanzig Minuten mit Umwegen verbringen, ist das pro Person und Jahr etwa ein Monatsgehalt — dauerhaft.
Die Rechnung über drei Jahre
Machen Sie diese Rechnung, bevor Sie mit einem Anbieter sprechen.
Realistischer Preis pro Nutzer und Monat, mal Anzahl Nutzer, mal zwölf, mal drei. Das sind Ihre Softwarekosten für drei Jahre — ohne Einrichtung und Beratung.
Zwei Dinge verschlechtern das Bild:
Funktionsstufen. Der beworbene Preis ist selten die Stufe mit den Funktionen, die Sie brauchen. Auswertungen, Automatisierung und API-Zugriff liegen meist ein bis zwei Stufen höher.
Wachstum. Die Kosten skalieren mit der Mitarbeiterzahl. Doppelt so viele Mitarbeiter bedeuten doppelte Lizenzkosten, während Individualsoftware für zwölf Nutzer ungefähr dasselbe kostet wie für sechs.
Dem gegenüber stehen: Entwicklung plus Hosting plus ein Wartungsbudget von etwa 15-20 % der Entwicklungskosten pro Jahr. Rechnen Sie die Wartung unbedingt mit — Individualsoftware ohne Wartungsbudget ist nach zwei Jahren nicht mehr benutzbar.
Bei etwa zehn bis fünfzehn Nutzern nähern sich die Zahlen häufig an. Darunter gewinnt fast immer der Standard. Darüber entscheidet nicht mehr der Preis, sondern die anderen Punkte dieses Artikels.
Abhängigkeit vom Anbieter
Beide Wege erzeugen Abhängigkeit. Sie ist nur unterschiedlich.
Bei Standardsoftware hängen Sie am Hersteller. Er entscheidet über Preise, Funktionsumfang und darüber, ob es das Produkt in fünf Jahren noch gibt. Sie haben keinen Einfluss und können nur wechseln.
Bei Individualsoftware hängen Sie am Entwickler. Das lässt sich vertraglich entschärfen, und genau das sollten Sie tun:
- Quellcode und Dokumentation gehören Ihnen, schriftlich fixiert
- Zugang zum Hosting und zur Datenbank liegt bei Ihnen, nicht nur
beim Dienstleister
- gängige Technologien statt exotischer Speziallösungen, damit
auch ein anderer Entwickler weiterarbeiten kann
- Dokumentation ist Teil der Abnahme, nicht ein späteres Extra
Ohne diese vier Punkte ist Individualsoftware die stärkere Abhängigkeit von beiden. Mit ihnen die schwächere.
Datenexport: der Test vor der Entscheidung
Das Risiko, das im ungünstigsten Moment auffällt.
Fragen Sie bei jedem Standardprodukt: Kann ich alles exportieren — einschließlich Anhängen, Notizen und Historie — in einem Format, mit dem ich tatsächlich arbeiten kann?
Mögliche Antworten:
- vollständiger Export in dokumentiertem Format — gut
- CSV nur der Haupttabellen — akzeptabel, aber Historie, Anhänge und
Verknüpfungen gehen verloren
- „auf Anfrage erstellen wir einen Datenauszug" — als Nein werten
- nur API-Export mit Begrenzungen, die Wochen dauern würden —
technisch ja, praktisch nein
Testen Sie es. Legen Sie im Testzugang zwanzig Datensätze an und exportieren Sie sie. Zehn Minuten jetzt sparen später ein Projekt.
Entscheidungstabelle
| Wenn das zutrifft | Tendenz |
|---|---|
| Weniger als zehn Nutzer | Standard |
| Üblicher Vertriebsprozess | Standard |
| Keine ungewöhnlichen Schnittstellen | Standard |
| Es muss diesen Monat laufen | Standard |
| Prozess ist Wettbewerbsvorteil | Individuell |
| Lizenzkosten über etwa 1.000 €/Monat | Individuell |
| Kernsystem ohne offene Schnittstelle | Individuell |
| Auflagen zum Speicherort der Daten | Beides möglich, genau prüfen |
| Mitarbeiter führen Excel-Listen parallel | Erst untersuchen |
Die letzte Zeile verdient Aufmerksamkeit. Parallele Excel-Listen sind ein Symptom, keine Diagnose. Manchmal passt das Werkzeug wirklich nicht. Häufiger wurde es nie richtig eingerichtet oder niemand ist für die Pflege zuständig. Individualsoftware zu bauen, um eine schlecht konfigurierte Standardlösung zu ersetzen, ist ein teurer Weg, denselben Fehler zweimal zu machen.
Der Mittelweg
Die Variante, die am häufigsten übersehen wird — und oft die richtige ist.
Behalten Sie die Standardlösung für das, was sie gut kann, und entwickeln Sie nur den Teil, der nicht passt. Dieser Teil wird über die Schnittstelle angebunden.
Ein konkretes Beispiel: Ein Betrieb nutzt eine Standardsoftware für Kontakte und Angebote und hat ein eigenes Modul für die Nachkalkulation, weil sein Preismodell ungewöhnlich ist.
Warum das funktioniert: Die teuren, langweiligen, längst gelösten Teile bleiben das Problem eines anderen, und Sie bezahlen Entwicklung nur dort, wo sie Wert schafft.
Warum es manchmal nicht funktioniert: Es hängt vollständig davon ab, dass die Schnittstelle der Standardlösung gut genug ist. Das prüfen Sie, bevor Sie irgendetwas planen.
Preise und Zeitrahmen
| Leistung | Preis | Dauer |
|---|---|---|
| Standardlösung einrichten | ab 600 € | 1-2 Wochen |
| Datenmigration in eine Standardlösung | ab 400 € | 3-5 Tage |
| Eigenes Modul neben einer Standardlösung | ab 2.000 € | 3-6 Wochen |
| Vollständige Individuallösung | ab 5.000 € | 8-16 Wochen |
Alle Preise netto. Bei Individualentwicklung zusätzlich 15-20 % der Entwicklungskosten jährlich für Wartung einplanen.
Die Dauer hängt fast ausschließlich davon ab, wie klar der Prozess vor Entwicklungsbeginn beschrieben ist. Ein undokumentierter Prozess kostet Wochen — er muss ohnehin dokumentiert werden, nur später und teurer.
In einer Woche entscheiden
- Schreiben Sie Ihren tatsächlichen Prozess auf. Nicht den
idealen. Was heute passiert, Schritt für Schritt, samt Umwegen.
- Testen Sie zwei Standardprodukte mit echten Daten.
- Notieren Sie jede Stelle, an der das Werkzeug im Weg steht.
Wie viele sind echte Hindernisse, wie viele nur ungewohnt?
- Rechnen Sie beide Wege über drei Jahre.
- Testen Sie den Datenexport.
Bleiben danach wenige Hindernisse, nehmen Sie den Standard. Sind drei oder mehr echt und unvermeidbar, prüfen Sie den Mittelweg, bevor Sie über eine vollständige Eigenentwicklung nachdenken.
Fazit
Individualsoftware ist nicht besser. Sie ist in bestimmten Fällen angemessen und überall sonst teuer.
Entscheiden Sie mit Ihrem eigenen Prozess auf Papier und Ihren eigenen Dreijahreszahlen vor sich — nicht mit einer Funktionstabelle von der Website eines Anbieters.
Beschreiben Sie uns Ihren Prozess und die Zahl der künftigen Nutzer. Wenn eine Standardlösung passt, sagen wir das. Dieses Gespräch kostet Sie nichts und spart mehr, als wir berechnet hätten.